Aufbau eines digitalen Magazins für die Universitätsarchive startet

Das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst hat eine Anschubfinanzierung für den Aufbau eines digitalen Magazins für die bayerischen Universitätsarchive bewilligt. In den nächsten zwei Jahren stehen den Projektpartnern 700.000 Euro zur Verfügung, um die Grundlagen einer zentralen Infrastruktur für die digitale Langzeitarchivierung zu schaffen. Mit den Geldern soll nicht nur die nötige Hard- und Software finanziert werden, sondern auch die Einführung eines einheitlichen Archivinformationssystems in den Universitätsarchiven.

Seit 2013 ist auch das Bamberger Universitätsarchiv verstärkt im Bereich der digitalen Archivierung aktiv. Neben dem Aufbau entsprechender Strukturen und Prozesse lag der Fokus des Teams rund um Archivleiterin Dr. Margrit Prussat vor allem darauf, wichtige Datenbestände, beispielsweise die Personal- und Vorlesungsverzeichnisse aus dem UnivIS, in ein archivfähiges Format zu überführen und systemunabhängig zu speichern. Wie die papierenen Akten müssen auch die elektronischen Daten übernommen, bewertet, erschlossen und gemäß den einschlägigen fachlichen Normen dauerhaft erhalten und verfügbar gemacht werden.

Verbundlösung bringt Vorteile für alle

Eine eigene Software-Lösung, ein sogenanntes „digitales Magazin“, zur dauerhaften Sicherung, effizienten Verwaltung und sicheren Bereitstellung der digitalen Daten hat das Bamberger Archivteam bisher bewusst nicht angeschafft: „In unserem Arbeitskreis, in dem alle bayerischen Universitätsarchive seit 2002 regelmäßig zusammenarbeiten, wurde beschlossen, dass wir für diese komplexe Aufgabe eine Verbundlösung brauchen“, sagt Margrit Prussat, die an der Planung und Konzeption mitwirkte. „Das spart personelle und finanzielle Ressourcen, schafft Synergien und ermöglicht es uns, von unseren Erfahrungswerten wechselseitig zu profitieren.“

Vorbild für das neue gemeinsame digitale Magazin sind die Verbundlösungen anderer Bundesländer. Auf der Basis der von den Landesarchivverwaltungen Baden-Württembergs, Bayerns und Hessens gemeinsam entwickelten Software DIMAG (Digitales Magazin) soll das System zur digitalen Langzeitarchivierung auf Basis des OAIS-Modells (Open Archival Information System) realisiert werden. Da das Rechenzentrum der Universität Regensburg die archivfachliche Seite technisch unterstützt, ist dort zugleich der Sitz des gemeinsamen digitalen Magazins.   

Inhalte werden weiterhin dezentral verwaltet

Nichtsdestotrotz müssen die beteiligten Universitäten wichtige Schritte zur Übernahme, Bewertung, Erschließung und Pflege der archivwürdigen Daten an ihren jeweiligen Standorten individuell umsetzen. Schon aus datenschutzrechtlichen Gründen werden also nicht die Inhalte, sondern die Strukturen, grundlegenden Prozesse und die komplexe Infrastruktur zur digitalen Archivierung zentral in Regensburg verwaltet.

Mit dieser Lösung sehen sich die bayerischen Universitätsarchive gut gewappnet, um auf die Herausforderungen durch den digitalen Wandel angemessen reagieren zu können. „Mit der aufgebauten Infrastruktur werden wir auch weiterhin den im Bayerischen Archivgesetz formulierten Auftrag zu einer authentischen, rechtssicheren und möglichst dichten Überlieferung zur Entwicklung der bayerischen Universitäten erfüllen können“, sind sich Margrit Prussat und ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Arbeitskreis sicher.