Datenschutzerklärung für HAWKI

Zweck

Es gelten die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung aus der allgemeinen Datenschutzerklärung. Die Verarbeitung der von Ihnen eingegebenen Zugangsdaten dient lediglich der Überprüfung, ob Sie zugangsberechtigt sind. Ihre Daten werden nicht gespeichert, sondern direkt an das Identitätsmanagement weitergeleitet, das eine Prüfung vornimmt.

Rechtsgrundlage

Studierende

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Studierendendaten in diesem Zusammenhang ist Art. 6 Abs. 1 lit e und Absatz 3 i.V.m. Art 2 Abs. 2 Satz 1 und Art 76 abs. 2 Satz 1 BayHÍG und Art 4 Abs. 1 BayDSG.

Mitarbeitende

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten in diesem Zusammenhang ist bei Beamten Art 6 Abs. 1 lit b und Art 88 DSGVO i.V.m. 103 Abs. 1 Ziff 1 BayBG.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten in diesem Zusammenhang ist bei Angestellten Art 6 Abs. 1 lit b, Art 88 DSGVO i.V.m. § 1 Abs. 1 Ziff 2 lit a, § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Zugangsdaten/Login

Die von Ihnen eingegebenen Zugangsdaten dienen lediglich der Überprüfung, ob Sie zugangsberechtigt sind. Ihre Daten werden nicht gespeichert, sondern direkt an das Identitätsmanagement weitergeleitet, das eine Prüfung vornimmt.

Session-Cookies

Die Webseite verwendet ein sogenanntes Session-Cookie. Session-Cookies sind kleine Informationseinheiten, die ein Webserver im Arbeitsspeicher des Computers des Besuchers speichert. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Das von uns eingesetzte Session-
Cookie ist für die Funktion unserer Webseite notwendig, damit Ihr Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Es wird automatisch gelöscht, wenn Sie sich von der Anwendung abmelden oder den Browser schließen. Session-Cookies werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Zugriffsdaten/Server-Log-Files

Aus technischen Gründen erheben und speichern wir automatisch Informationen in sogenannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer technisch funktionsfähigen Website erforderlich ist.

Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Inhalte in HAWKI ein.

Die Anfragen (Prompts) an HAWKI werden über eine API (Application Programming Interface) an OpenAI übermittelt, diese können jedoch nicht einzelnen Personen zugeordnet werden und somit
auch keine persönlichen Profile erstellt werden. Zudem werden die Chatinhalte nicht als Trainingsdaten für das Large Language Model (LLM) verarbeitet.

Dennoch sollten keine personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Inhalte in HAWKI eigegeben werden.

Bitte geben Sie keine personenbezogenen Daten oder andere vertrauliche Inhalte in HAWKI ein.

Die Chatinhalte werden an Server von OpenAI in den USA übertragen. Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung durch OpenAI bei einer Nutzung innerhalb der EU ist:

OpenAI Ireland Limited mit eingetragenem Sitz in „The Liffey Trust Centre“ 117-126 Sheriff Street Upper Dublin 1, D01 YC43, Irland

Die Datenschutzerklärung von OpenAI finden sie hier: https://openai.com/de-DE/policies/privacy-policy/

Die Zugangsdaten werden nicht gespeichert, sondern lediglich verarbeitet.

Das Session-Cookie wird gelöscht, sobald man sich von der Anwendung abmeldet oder den Browser schließt.

Die Chatinhalte (Prompts) werden erst nach 30 Tagen von den Servern von OpenAI gelöscht.

Technisch bedingt existiert keine Möglichkeit der Selbstauskunft.

Für den Dienst HAWKI besteht kein spezifischer Regelungsbedarf. Es gelten die Angaben der Allgemeinen Datenschutzerklärung.