Allgemeine Datenschutzerklärung

• Adressdaten (Name, Vorname, Anzeigename, Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Dienstadresse und bei Studierenden Heimatadresse)
• Nutzername (BA-Nummer)
• Zugehörigkeit zur Universität (z.B. studierend, bedienstet, lehrend, mitwirkend etc.)
• Organisationsinformationen (z.B. Fakultät, Organisationseinheit)
• Berechtigungen auf Ressourcen
• Technische Nutzungsdaten (z.B. IP-Adresse, Pseudonym, Identifier, Cookies)
• Nutzdaten und von der Nutzerin bzw. dem Nutzer selbst im System erstellte Daten

• Studierendenverwaltung
• Personalverwaltung (auch von An-Instituten)
• Identity- und Accessmanagement
• Promovierendenverwaltung (TRAc)

Personenbezogen Daten werden solange gespeichert, wie dies technisch zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Spätestens 6 Monate nach dem Löschen des Nutzerkontos im IT-Service werden personenbezogene Daten gelöscht.

Ausgenommen davon sind notwendige Identifikationsmerkmale (Nachname, Vorname, Titel, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht) zum Wiedererkennen einer Person und Zuordnung der gleichen Identität  im IAM (Identity- und Accessmanagement). Diese werden 5 Jahre nach dem Ausscheiden gelöscht.

Eine Löschung erfolgt nicht, wenn Gründe dagegenstehen, siehe Rechte der Nutzerinnen und Nutzer.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich zu Zwecken der Forschung und Lehre auf Grundlage des Bayerischen Hochschulgesetzes BayHSchG Art. 2 sowie den Vorschriften EU-DSGVO Art. 6 (1) e, Art. 6 (3) und Art. 6 (4).

Falls Zweck und Rechtsgrundlage davon abweichen, werden sie beim jeweiligen IT-Dienst separat angegeben.

Die Otto-Friedrich-Universität ist verpflichtet den einzelnen Systembetreibern die Kategorien personenbezogener Daten zur Erbringung der Dienste für Forschung und Lehre bereit zu stellen. Ohne dies ist die Durchführung von Forschung und Lehre nicht möglich.

Eine Offenlegung Ihrer persönlichen Daten, siehe oben Kategorien personenbezogener Daten, durch Übermittlung an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn

• Sie die Einwilligung zu der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO),
• es für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei  Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO),
• es zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Universität  unterliegt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO),
• es erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. d DSGVO),
• es für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO),
• es zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO).

Findet eine Übermittlung an Dritte statt, so wird im jeweiligen System gesondert darauf hingewiesen. Erfolgt die Übermittlung in ein Drittland, d.h. außerhalb der EU einschließlich Schweiz, so ist auf den Angemessenheitsbeschluss zu verweisen. Existiert dieser nicht, so werden geeignete Garantien benannt. Können derartige Garantien nicht benannt werden, so erfolgt der Hinweis auf die ggf. unsichere Verarbeitung.

• Auskunftsrecht: 
  Auf Anfrage sowie nach Prüfung der Identität, z.B. durch persönliche Vorsprache, wird Auskunft über die im angefragten System gespeicherten personenbezogenen Daten gegeben, sofern sich bestätigt, dass in diesem System personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Berichtigung: 
  Werden falsch erfasste Daten festgestellt, so müssen diese korrigiert werden. Dazu ist eine Mitteilung an das jeweils datenführende System notwendig:
  • Studierende => Studierendenkanzlei studierendenkanzlei(at)uni-bamberg.de
  • Bedienstete => Personalabteilung abt-personal(at)uni-bamberg.de (bzw. bei An-Instituten die jeweilige Personalabteilung)
  • Promovierende => TRAc trac@uni-bamberg.de
  • Mitwirkende => IT-Support it-support@uni-bamberg.de
• Löschung: 
  Die unverzügliche Löschung der Daten in einzelnen Systemen kann verlangt werden, wenn mindestens einer der folgenden Fälle vorliegt
  • Unrechtmäßige Verarbeitung
  • Widerruf einer gegebenen Einwilligung und eine andre Rechtsgrundlage fehlt
  • Gültiger Widerspruch
  • Zweck, zu dem die Daten erhoben wurden, existiert nicht mehr
  und die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, d.h. keine gesetzliche Erfordernis besteht oder die Verarbeitung zur Wahrung von Rechtsansprüchen oder öffentlichem Interesses (Aufgaben, Archivzwecke, wissenschaftliche oder Historische Forschung) oder öffentlicher Gewalt erforderlich ist. Eine Löschung erfolgt auch nicht, wenn damit das Recht auf freie Meinungsäußerung und Information beeinträchtigt ist. Über den Vollzug der Löschung auf Verlagen wird informiert. Weiterhin erfolgt auch ohne Verlangen die Löschung, wenn die unter Dauer der Speicherung angegeben Frist erreicht ist.
• Einschränkung der Verarbeitung: 
  Eine Nutzerin bzw. ein Nutzer kann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, d.h. die Verarbeitung darf nicht mehr erfolgen, außer die explizite Einwilligung liegt vor, wenn
  • personenbezogenen Daten falsch gespeichert sind,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und keine Löschung verlangt wurde,
  • Widerspruch eingelegt wurde und dieser nicht geklärt ist,
  • Zweck, zu dem die Daten erhoben wurden, existiert nicht mehr, aber die betroffene Person benötigt die Daten noch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  Über die Aufhebung der Einschränkung der Verarbeitung wird informiert.
• Widerspruchsrecht:
  Eine Nutzerin bzw. ein Nutzer hat das Recht aus Gründen, die sich aus einer besonderen persönlichen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung im öffentlichen Interesse oder Ausübung öffentlicher Gewalt oder dargestelltem berechtigten Interesse, d.h. ohne Einwilligung, erfolgt. Dem Widerspruch dürfen nicht die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Ist die Dienstnutzung und damit die Verarbeitung für Forschung und Lehre notwendig, so ist ein Widerspruch ungültig. Überwiegen zwingende schutzwürdige Gründe die Interessen, Rechte und Freiheit des Widersprechenden, so ist der Widerspruch ebenfalls ungültig.
• Recht auf Datenübertragbarkeit:
  Eine Nutzerin bzw. ein Nutzer hat das Recht, mit Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrages erhobene personenbezogene Daten, die nicht zur Wahrnehmer einer Aufgabe im öffentliche Interesse oder Ausübung öffentlicher Gewalt dienen, strukturiert und in einem gängigen maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern die Verarbeitung automatisiert erfolgt.
• Beschwerderecht:
  Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
  Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
  Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
  Telefon: 089 212672-0
  Telefax: 089 212672-50
  Wir empfehlen Ihnen, vor einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten Herrn Loskarn (Kontaktdaten s.o.) zu wenden.