Ablauf von PC–Beschaffungen
Um die Bearbeitungszeit von PC-Beschaffungen zu verkürzen, wird das Verfahren für PC-Anträge und -Bestellungen vereinfacht. Die beiden Funktionen, die der IT-Service im Regelfall ausübt, gutachterliche Stellungnahme und technische Unterstützung, werden zusammengefasst. Unverändert bleiben die zugrundeliegenden Regelungen, die die Anforderungen des Haushaltsrechts und die Beschlüsse der Haushaltskommission berücksichtigen.
1. Anträge auf Beschaffung (auch Ersatzbeschaffung) von PC-Ausstattung sind vom Lehrstuhlinhaber (bzw. Inhaber der Professur, Leiter der Einrichtung) mit dem Formblatt „Antrag auf Genehmigung von DV-Ausstattung für den Arbeitsplatz“(269.5 KB, 3 Seiten) an den IT-Service zu stellen).
2. Im Antrag ist die gesamte Personalausstattung des Lehrstuhls anzugeben.
3. Dem Antrag ist ein Inventarverzeichnis des Lehrstuhls beizufügen (das eigene Inventarverzeichnis können Sie im ZUV- Portal unter nachfolgender Adresse abrufen: https://zuvportal.uni-bamberg.de/Kontoauszuege/inventarisierung_kst_stelle.jspx). Darin ist zu vermerken, welchem Personal des Lehrstuhls welche Ausstattung zugeordnet ist und welche Systeme gegebenenfalls aus eigenen Mitteln finanziert wurden. Grundsätzlich wird für jeden Lehrstuhl nur je ein PC-System pro hauptamtlich beschäftigter Person aus zentralen Mitteln finanziert.
4. Ferner ist seitens des Nutzers zu bestätigen, dass die Beschaffung in absehbarer Zeit (1 bis 2 Jahre) im Rahmen eines Großgeräteantrages nach dem HBFG (WAP) oder im Rahmen geeigneter Projektanträge nicht möglich ist.
5. Aufgrund der nur in begrenztem Umfang zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel kann die Ersatzbeschaffung eines PCs frühestens nach 6 Jahren erfolgen. Vorgezogene Ersatzbeschaffung setzt eine entsprechende Eigenbeteiligung an den Kosten voraus.
6. Die beantragte Ausstattung ist mit den Anwendungen in Forschung, Lehre und/oder Verwaltung zu begründen. Bei Ersatzbeschaffungen ist der Hinweis auf das Alter des zu ersetzenden Gerätes nicht als Begründung ausreichend.
7. Für die Beschaffung von Notebookarbeitsplätzen fällt keine Eigenanteile mehr an, wenn die Ausstattung einem entsprechenden PC-Arbeitsplatz entspricht.
Bei Geräten deren Leistung und/oder Ausstattung darüber hinausgeht, sind die Mehrkosten vom Antragsteller (Lehrstuhletat) zu tragen.
Bildschirm und Dockingeinheit sind beim Notebook enthalten. Zubehör, wie etwa externe Festplatten, USB-Sticks sind als Mehrkosten zu tragen und werden nicht zentral finanziert.
Für zusätzliche Beschaffungen zu einem vorhandenen Arbeitsplatz bzw. bei vorzeitiger Ersatzbeschaffung (Reinvestitionszeitraum 6 Jahre) fallen weiterhin entsprechende Eigenanteile des Antragstellers an.
8. Zum eigentlichen Antragsverfahren:
Bei der Beantragung von Standardausstattung genügt es, gegebenenfalls bei persönlicher Beratung, das Formblatt zusammen mit dem vollständig ausgefüllten PC- Bestellformular oder Notebook-Bestellformular an die Abteilung PC-Service des IT-Service zu geben. Der IT-Service erstellt die Kaufunterlagen und reicht diese zusammen mit den Antragsunterlagen und der eigenen Stellungnahme an die Haushaltsabteilung weiter.
Die Haushaltsabteilung entscheidet letztendlich über die Genehmigung der Beschaffung, veranlasst die Bestellung und informiert den IT-Service und Antragsteller per E-Mail. Die Lieferung erfolgt durch die beauftragte Firma in Zusammenarbeit mit dem IT-Service.
9. Bei PC-Beschaffungen aus Eigenmitteln des Lehrstuhls (Berufungsgelder) ist ebenfalls die Bestellung über den IT-Service an die Haushaltsabteilung zu veranlassen.
10. Aus zentral verwalteten Haushaltsmitteln können nur solche Geräte beschafft werden, die vom IT-Service befürwortet worden sind.
Bamberg, den 20.12.2017