Funktionsweise von E-Mail-Systemen
Bestandteile eines E-Mail-Systems
Ein E-Mail-System besteht aus:
- einem Posteingangsserver, der permanent Nachrichten entgegennimmt und diese in "Postfächern" für die Nutzer bereitlegt (POP3- oder IMAP-Server)
- einem Postausgangsserver, an den gesendete E-Mail-Nachrichten übergeben werden und der diese an das weltweite E-Mail-Verteilungssystem weiterleitet (SMTP-Server)
- einem E-Mail-Client
Was ist ein E-Mail-Client?
Ein E-Mail-Client ist ein Programm, das entweder auf Ihrem PC installiert ist (z. B. Thunderbird oder Outlook) oder über eine Internetseite zur Verfügung steht (z. B. http://m365.uni-bamberg.de, https://mailex.uni-bamberg.de oder Outlook Web App).
Mit dem E-Mail-Client können Sie:
- die Nachrichten, die in Ihrem Postfach bereitliegen, einsehen, abholen und verwalten.
- die Nachrichten in Ordner sortieren und übersichtlich anordnen, löschen, beantworten oder an andere E-Mail-Empfänger weiterleiten.
- selbst Nachrichten erstellen und versenden.
- Adressinformationen Ihrer Korrespondenzpartner in Adressbüchern speichern und verwalten.
Für E-Mail-Programme (Clients) die auf Ihrem PC installiert sind, sind für das Empfangen von E-Mails heutzutage vor allem zwei verschiedene Techniken (Protokolle) im Einsatz.
- IMAP
Haben Sie als Übertragungsprotokoll IMAP gewählt, dann bleiben die Nachrichten auf dem E-Mail-Server liegen. Ihr Mailprogramm dient quasi als "Betrachtungs- und Fernbedienungswerkzeug" um Nachrichten zu bearbeiten, die auf dem Server gespeichert sind. Sie können damit auch von anderen Arbeitsplätzen (von Zuhause, von Unterwegs) auf Ihr Postfach zugreifen und sehen immer ihren gesamten Bestand an Ordnern und Nachrichten. Außerdem brauchen Sie sich nicht um die Datensicherung ihrer Nachrichten kümmern, da dies vom Serversystem erledigt wird. (Diebstahl oder Beschädigung Ihres PCs, Notebooks!) - MAPI
MAPI ist das Übertragungsprotokoll das Microsoft bei der Kontoverbindung von Outlook mit dem Exchange-Server verwendet. Es gelten dabei die gleichen Aussagen die im Zusammenhang mit IMAP bereits ausgeführt wurden. Darüber hinaus können mit MAPI jedoch zusätzlich die Daten für Servergespeicherte Kalender, Aufgabenlisten, Adressbücher etc., also die gesamte Groupwarefunktionalität, übertragen werden. MAPI steht nur in Outlook zur Verfügung.
Wenn Sie mit einem auf Ihrem PC installierten E-Mail-Programm arbeiten, empfiehlt der IT-Service ausdrücklich die Verwendung von IMAP aufgrund der o.g. Vorteile. Befindet sich Ihr E-Mailkonto auf dem Exchange-Mail-Server, so empfiehlt der IT-Service ausdrücklich die Verwendung von Outlook und MAPI.
Was ist ein Webclient?
Wenn Sie den "Webclient" verwenden, brauchen Sie sich nur mit einem beliebigen Internetbrowser auf die Webseite des Mail-Servers zu verbinden. Sie finden dann im Browser eine Oberfläche vor, mit der Sie Nachrichten empfangen, Ihre Nachrichten in Ordnern organisieren und Nachrichten senden können. Außer der Internetadresse (URL) und Ihren Anmeldedaten (Nutzername und Passwort) benötigen Sie hierfür keinerlei Verbindungsparameter und keinerlei spezielle Einstellungen. Das heißt, Sie haben somit den Vorteil von jedem beliebigen PC, der in der Lage ist, eine Internetseite zu öffnen, von zuhause oder von unterwegs Ihre E-Mail-Dienste zu nutzen. Der Funktionsumfang und der Bedienkomfort von Webclients ist gegenüber dem von installierten E-Mail-Programmen jedoch immer noch geringer, so dass Sie, wenn Sie intensiven E-Mail-Schriftverkehr betreiben, sicherlich ein installiertes E-Mail-Programm vorziehen werden.