Beantragung, Verwaltung, Mitgliedschaft Ausgewählte Optionen

Um für eine Einrichtung oder ein Projekt der Universität Bamberg eine Verteilergruppe zu erstellen, benötigen Sie (wie auch z. B. bei aufgabenbezogenen E-Mail-Konten) ein Kürzel.  

Ist für die Einrichtung noch kein Kürzel registriert, müssen Sie zunächst ein Kürzel beantragen. Informationen hierzu finden Sie auf den Webseiten zu Kürzel.

Die E-Mail-Adresse einer Verteilergruppen lautet wie folgt:

<selbst gewählte Benennung>.<Kürzel>@uni-bamberg.de

Es hat sich bewährt, die Adresse der Verteilergruppe so zu wählen, dass aus der Benennung heraus erkennbar ist, dass es sich um eine Verteilergruppe handelt. Also z. B. alle-itfl.rz@uni-bamberg.de, mailinglist-etutorials.ub@uni-bamberg.de, newsletter-xyz@uni-bamberg.de.

Damit wird deutlich, dass die versendete E-Mail an eine Gruppe von Personen zugestellt wird.

Den Antrag auf die neue Verteilergruppe können Sie mit Hilfe des Selfservices Verteilergruppe: Beantragung im IAM-Portal stellen. Dieser Antrag muss im Anschluss von der Kürzelinhaberin bzw. dem Kürzelinhaber des gewählten Kürzels genehmigt werden.

Eine Verwaltung der Mitglieder ist nur bei einer geschlossenen Verteilergruppe möglich.

Als Mitglieder können Sie neben aufgabenbezogenen E-Mail-Adressen und einzelnen Personen auch Personengruppen sowie geschlossene Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen von Datendiensten eintragen. Durch das Hinzufügen einer Gruppe werden deren einzelne Mitglieder zu E-Mail-Empfängern der Verteilergruppe.

Als verwaltungsberechtigte Person einer solchen Gruppe verwenden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Offene und beitrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen erlauben zusätzlich das Hinzufügen von externen E-Mail-Adressen durch eine verwaltungsberechtige Person. Es können auch mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig hinzugefügt werden. Das Entfernen von eigenständig hinzugefügten E-Mail-Adressen ist nicht möglich. Ein Austritt aus der Verteilergruppe ist durch das Mitglied selbst zu veranlassen.

Aufgrund geltender Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die vorherige schriftliche und jederzeit nachweisbare Einwilligung zur Verarbeitung der E-Mail-Adresse in den IT-Systemen der Universität Bamberg zum Zweck der Zusendung von E-Mails erforderlich.

Sie können über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, von welchen E-Mail-Adressen Nachrichten an die Verteilergruppe gesendet werden können.

Folgende Einstellungen sind möglich:

• Nachrichten können von jeder beliebigen E-Mail-Adresse an die Verteilergruppe gesendet werden.
• Nachrichten können nur von einer E-Mail-Adresse der Universität Bamberg gesendet werden (Standard).
• Nachrichten können nur von ausgewählten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Zusätzlich können Sie über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, dass Nachrichten an die Verteilergruppe erst von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, bevor sie an die Verteilergruppe gesendet werden.

Diese Personen erhalten dann zuerst die an die Verteilergruppe geschickte E-Mail und finden in Outlook in der Symbolleiste dieser Nachricht einen Schaltknopf für "Genehmigen" oder "Ablehnen". Bei Ablehnung kann eine Begründung angegeben werden, die an die Absenderin bzw. den Absender der Nachricht zugestellt wird.

Zusätzlich können Sie über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, dass Nachrichten an die Verteilergruppe erst von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, bevor sie an die Verteilergruppe gesendet werden.

Diese Personen erhalten dann zuerst die an die Verteilergruppe geschickte E-Mail und finden in Outlook in der Symbolleiste dieser Nachricht einen Schaltknopf für "Genehmigen" oder "Ablehnen". Bei Ablehnung kann eine Begründung angegeben werden, die an die Absenderin bzw. den Absender der Nachricht zugestellt wird.