User Lifecycle
Nutzerkonten sind gekoppelt an die Beziehung zur Universität
Mit dem User Lifecycle wird die Verwaltung der Nutzerkonten von Universitätsangehörigen vom Eintritt in die Organisation bis zum Ausscheiden automatisiert.
Da es an einer Universität unterschiedliche Personengruppen gibt (Bedienstete, Studierende, Promovierende und Mitwirkende), gibt es auch unterschiedliche Wege, ein Nutzerkonto zu erhalten. Das Nutzerkonto ist gekoppelt an die Beziehung, in der die Person zur Universität Bamberg steht. Endet die Beziehung, wird das Nutzerkonto gelöscht.
Unterschiedliche Wege zum Nutzerkonto
| Personengruppe | Beziehung zur Uni Bamberg | Erhalt des Nutzerkontos |
|---|---|---|
| Bedienstete* | Arbeitsvertrag, Lehrauftrag | Antrag |
| Studierende | Studium | Immatrikulation |
| Promovierende | Promotion | Antrag plus Registrierung bei TRAc |
| Mitwirkende** | Kooperationen und ähnliches | Antrag mit Zustimmung der Einrichtungsleitung |
* Zu der Gruppe der Bediensteten gehören Professoren und Professorinnen, das wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Personal, außerplanmäßige Professorinnen und Professoren, Honorarprofessorinnen und -professoren, Lehrbeauftragte, Privatdozentinnen und -dozenten sowie Professorinnen und Professoren im Ruhestand sowie Emeritierte.
** laut § 2 Absatz 2 der Nutzungsrichtlinien für Informationsverarbeitungssysteme der Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Nutzerkonten werden automatisch gesperrt und gelöscht
Endet die Beziehung zur Uni (Vertragsende, Exmatrikulation, Beendigung der Promotion), wird nach Vorankündigungen per E-Mail das Nutzerkonto gesperrt und später gelöscht. Dies erfolgt im Rahmen des User-Lifecycle-Prozesses automatisch.
Das Nutzerkonto wird nach Ablauf der in der Tabelle angezeigten Zeiträume gesperrt bzw. gelöscht, wobei die Zeitangaben das Ende der Beziehung zur Uni referenzieren.
Zeitpunkt der Sperrung und Löschung nach Ende der Beziehung zur Uni
| Personengruppe | Sperrung | Löschung |
|---|---|---|
| Bedienstete – nicht wissenschaftlich | am letzten Tag der Beschäftigung um 23:59 Uhr | 2 Wochen danach |
| Bedienstete – wissenschaftlich* | 6 Wochen danach | 8 Wochen danach |
| Bedienstete – Lehrbeauftragte | 30 Wochen danach | 32 Wochen danach |
| Studierende** | ca. 29 Wochen danach (208 Tage) | ca. 31 Wochen danach (222 Tage) |
| Promovierende | ca. 29 Wochen danach (208 Tage) | ca. 31 Wochen danach (222 Tage) |
| Mitwirkende*** | 4 Wochen danach | 6 Wochen danach |
* Professorinnen und Professoren im Ruhestand sowie Emeritierte bleiben auch nach dem aktiven Dienst Mitglied der Universität und behalten das Nutzerkonto.
** Wichtiger Hinweis für Studierende: Auf begründeten Antrag kann eine einmalige Verlängerung des Nutzerkontos bewilligt werden.
*** Das Nutzerkonto für Mitwirkende wird bei Erstantrag für bis zu sechs Monate angelegt und kann danach verlängert werden.
Sperrung und Löschung von Nutzerkonten werden per E-Mail angekündigt
Der IT-Service verschickt an die betroffenen Personen rechtzeitig entsprechende E-Mails mit dem Betreff „[Info IAM]“ und den Angaben, zu welchem Zeitpunkt das Nutzerkonto gesperrt bzw. gelöscht wird. Im IAM-Portal können Sie die Echtheit der E-Mails im Selfservice „E-Mails auf Echtheit überprüfen“ prüfen. Dort werden Ihnen wichtige E-Mails der Universität angezeigt. Die genauen Zeiten, wann diese E-Mails versendet werden, können Sie der folgenden Tabelle entnehmen.
Ankündigungszeitpunkte zur Sperrung und Löschung zum Ende der Beziehung
Betreffs der E-Mails Personengruppe | [Info IAM] Vorankündigung | [Info IAM] Ankündigung | [Info IAM] Erinnerung |
|---|---|---|---|
| Bedienstete – nicht wissenschaftlich | 8 Wochen vorher* | 4 Wochen vorher | 2 Wochen vorher |
| Bedienstete – wissenschaftlich** | 8 Wochen vorher* | 2 Wochen danach | 4 Wochen danach |
| Bedienstete – Lehrbeauftragte | keine | 26 Wochen danach | 28 Wochen danach |
| Studierende | 4 Wochen danach | ca. 25 Wochen danach (180 Tage) | ca. 27 Wochen danach (194 Tage) |
| Promovierende | keine | ca. 25 Wochen danach (180 Tage) | ca. 27 Wochen danach (194 Tage) |
| Mitwirkende | keine | am selben Tag | 2 Wochen danach |
* Diese Vorankündigung erhält auch die bzw. der Vorgesetzte zur Information und ggf. weiteren Veranlassung.
** Professorinnen und Professoren im Ruhestand sowie Emeritierte bleiben auch nach dem aktiven Dienst Mitglied der Universität und behalten das Nutzerkonto.