Bedeutung und Verwendung von Kürzel

In vielen Fällen sind es nicht Personen, die sich über IT-Datendienste präsentieren bzw. die über IT-Datendienste kommunizieren, sondern Gruppierungen, wie z.B. Organisationseinheiten der Universität, Forschungsprojekte, Abteilungen, oder sonstige Aufgabengebiete oder Arbeitsgruppen im weitesten Sinne.
Nachdem die offiziellen Bezeichnungen dieser "Einrichtungen" in der Regel die Aufgabe ausführlich umschreiben (z.B. Dietrich-Bonhoeffer-Forschungsstelle für Öffentliche Theologie) sind diese zur Benennung von IT-Datendienste wie z.B. E-Mail-Adressen, Webseiten oder Fileserverfreigaben ungeeignet.
Es ist deshalb erforderlich, Kurzbezeichnungen festzulegen. Dabei gilt es, eine Reihe von Punkten zu beachten, die manchmal zu Interessenskonflikten führen, wie z.B.:

• das Interesse der Universität an einer abgestimmten Außendarstellung
• der Wunsch mehrerer Einrichtungen, deren Aufgaben sich überschneiden oder sich ähneln, die gleiche Benennung verwenden zu wollen.
• technische Beschränkungen (Umlaute und Sonderzeichen)
• memotechnische Anforderungen (leicht merkbare Benennungen)
• evtl. matchcodeartige Schematisierung der Benennungen

Zur Lösung dieser Konflikte wird die Festlegung solcher Benennungen einheitlich anhand eines Kürzels für die Organisaitonseinheit vorgenommen, das im Vorfeld auf Initiative der betroffenen Einrichtung und unter Einbeziehung der zuständigen Stellen (Organisationsmanagement, Dezernat Z/KOM - Kommunikation & Alumni und IT-Service) festgelegt wird.

Ein Kürzel wird, nachdem es festgelegt ist, im Kürzelverzeichnis eingetragen und ist ab diesem Zeitpunkt der Einrichtung, die die Festlegung veranlasst hat, eindeutig zugeordnet.
Die Verwendung eines registrierten Kürzels durch eine andere Einrichtung ist somit unterbunden.
Umgekehrt ist es möglich, die Zuständigkeit und Verantwortung für Datendienste, die mit einem registrierten Kürzel benannt sind, eindeutig der Einrichtung und deren Leiterin oder Leiter, für die das Kürzel registriert wurde, zuzuordnen.
Dies ist insbesondere bei der Vergabe von Nutzungsrechten, der Herausgabe von Zugangsdaten jedoch auch im Falle von Missbrauch und Nutzung, die den Nutzungsrichtlinien widerspricht, von erheblicher Bedeutung.