Datendienste
Was sind Datendienste?
E-Mail-Konto, Speicherplatz am Fileserver oder eine Webseite auf dem Webserver sind Beispiele für Datendienste. Diese und andere Datendienste betreibt der IT-Service und stellt diese Nutzenden zur Verarbeitung, Speicherung und Präsentation persönlicher und aufgabenbezogener Daten zur Verfügung.
Hinsichtlich datenschutzrechtlicher Aspekte und der Vergabe der Zugriffsrechte wird zwischen persönlichen und aufgabenbezogenen Datendienste unterschieden.
Persönliche Datendienste
Mit Hilfe persönlicher Datendienste gespeicherte Daten gehören einer Person, die alleine die Zugriffsrechte auf die Datendienste besitzt. Persönliche E-Mail-Konten unterliegen z. B. dem Brief- und Fernmeldegeheimnis wie der konventionelle Schriftverkehr auch. Der Zugriff auf solchermaßen gespeicherte Daten kann ohne Einverständnis der Besitzerin oder des Besitzers nur mit Zustimmung des Datenschutzbeauftragten erfolgen.
Datendienste sind immer dann persönlich, wenn Sie mit Vorname und Name bzw. persönlichem Benutzernamen (BA-Nummer) benannt sind, z.B. die persöniche E-Mail-Adresse vorname.nachname@uni-bamberg.de.
Aufgabenbezogene Datendienste
Wenn zur Erfüllung der Dienstaufgaben mehrere Personen auf Daten gemeinsam zugreifen sollen/müssen, oder wenn Dienstaufgaben eine Vertretung erfordern, werden aufgabenbezogene Datendienste benötigt. Hierbei handelt es sich in erster Linie um ein aufgabenbezogenes E-Mail-Postfach und gemeinsam genutzten Speicherplatz am Fileserver.
Beispiele:
- Fragen zur Literaturrecherche werden an die E-Mail-Adresse "information.ub(at)uni-bamberg.de" gesendet. In der Bibliothek haben mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf dieses E-Mail-Postfach und können die Anfragen bearbeiten, für die sie jeweils zuständig sind.
- Im Sekretariat des Lehrstuhls xy arbeiten zwei Personen in Teilzeit. Nachrichten an die E-Mail-Adresse "sekretariat.xy@uni-bamberg.de" können von beiden Personen bearbeitet werden, da sie beide Zugriff auf das E-Mail-Postfach haben.
- Alle Teammitglieder der Abteilung Serversysteme im RZ legen Dateien, die alle Personen im Team benötigen, in einem Ordner ab, auf den alle Kollegen über das Datennetz zugreifen können.
Die Berechtigung, mit einem aufgabenbezogenen E-Mail-Postfach und Fileserver zu arbeiten, wird dem betroffenen Personenkreis über die Mitgliedschaft in der jeweiligen, zugehörigen Sicherheitsgruppe erteilt. Die Mitglieder dieser Sicherheitsgruppen können von entsprechend autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Einrichtung selbst verwaltet werden. Das bedeutet, dass ein Nutzer, der z. B. mit einem aufgabenbezogenen E-Mail-Postfach arbeiten soll, sich mit seinem persönlichen Nutzerkonto am E-Mail-System anmelden wird, wobei im IAM-Portal hinterlegt ist, ob er die jeweiligen Dienst nutzen darf oder nicht.
Aufgabenbezogene Datendienste beantragen
Ein aufgabenbezogenes E-Mail-Postfach und aufgabenbezogener Speicherplatz am Fileserver werden über das Formular Aufgabenbezogenen Datendienst beantragen im IAM-Portal beantragt. Für den Antrag ist ein registriertes Kürzel Voraussetzung.
Der Antrag kann von jedem Teammitglied ausgefüllt werden. Die Leiterin oder der Leiter der Organisationseinheit muss den Antrag genehmigen.