Nutzerkonten für Bedienstete von Einrichtungen mit eigener Personalverwaltung

Einrichtungen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht in der Personalverwaltung der Universität geführt sind und gleichzeitig die IT-Infrastruktur der Universität Bamberg nutzen sollen (ifb, efms, Naturkundemuseum, LIfBi, Staatsbibliothek), sind angehalten, die Beschäftigungsverhältnisse dem Rechenzentrum anzuzeigen. Dann kann mit Hilfe entsprechenden Automatismen überprüft werden, ob eine Person ein Konto erhalten bzw. weiterhin behalten darf.

Die Meldung des Personalbestandes erfolgt über das IAM-Portal (Identity und Access Management) der Universität Bamberg.

Über Beginn und Ende einer Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Bamberg erhält das Rechenzentrum automatisch Informationen durch die Abteilung III - Personal. 

Einrichtungen, die ihr Personal selbst verwalten (An-Institute etc.), müssen diese Mitteilung manuell vornehmen.

Nur so kann geprüft werden, ob einer Person noch ein Nutzerkonto und die damit verbundenen Nutzungs- und Zugriffsrechten auf ein E-Mail-Postfach, auf Fileserver, aufs Datennetz der Uni, auf die Universitätsbibliothek etc. zustehen. Darüber hinaus kann auch gewährleistet werden, das nur berechtigte Nutzerkonten Zugriff auf lizenzpflichtige Datendienste erhalten, die von der Universität finanziert und von Drittanbietern den Angehörigen der Universität zur Verfügung gestellt werden.

Zuständige Mitarbeiterinnnen und Mitarbeiter

Die Leiterin oder der Leiter der Einrichtungen, deren Personal nicht in der Personalverwaltung der Universität geführt werden, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benennen, die für die Meldung der Beschäftigungsverhältnisse an das Rechenzentrum zuständig sind.

Dies erfolgt mit Hilfe der Nutzergruppenverwaltung, wie sie bereits für die Vergabe der Zugriffsrechte auf E-Mail-Konten und Fileserverfreigaben bekannt ist.

Als für die Meldung zuständige Person verwenden Sie dann das IAM-Portal (Identity und Access Management) der Universität Bamberg, um die personenbezogenen Daten ans Rechenzentrum der Universität Bamberg zu übermitteln.

Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Benutzernamen (BA-Nummer) und Ihrem Kennwort am IAM-Portal an und wählen Sie in der Titelleiste des IAM-Portals die Eingabemaske für den Personeneintrag Ihrer Einrichtung (zum Beispiel Personeneintrag ifb). Klicken Sie auf Neu (Personeneintrag) um eine Person hinzuzufügen oder wählen Sie einen bereits vorhandenen Datensatz aus, um ihn zu verändern (zum Beispiel um das Ende des Beschäftigungsverhältnisses einzutragen).

Die rot umrandeten Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Liegen die erforderlichen Informationen nicht vor, geben Sie in das Eingabefeld zunächst zum Beispiel nicht bekannt ein, um den Datensatz eingeben zu können. Melden Sie dann fehlende Informationen nach.

• Anzeigename
  Geben Sie den Anzeigenamen bitte in der Form Nachname, Vorname an (hier ist der Rufname ausreichend). Unter diesem Namen wird der Eintrag in der Oberfläche angezeigt.
• ID der Person - einzigartiger Identifikator z. B. Personalnummer
  Geben Sie hier eine beliebige Zeichenfolge ein, unter der die Person in Ihrem Hause eindeutig identifizierbar ist. Geeignet ist hierfür eine Personalnummer aus Ihrem Personalverwaltungssystem, ein eindeutig vergebenes Namenskürzel, die Ausweisnummer eines Dienstausweises etc.
• Nachname
  Wie in den amtlichen Unterlagen (Ausweis, Geburtsurkunde) geführt.
• Vorname
  Wie in den amtlichen Unterlagen (Ausweis, Geburtsurkunde) geführt. Also inkl. aller zusätzlichen Vornamen.
• Geburtsort
  Ist der Geburtsort nicht bzw. momentan nicht bekannt, tragen Sie, wie oben beschrieben nicht bekannt in das Feld ein, damit Sie den Datensatz speichern können. Tragen Sie den Ort zu einem späteren Zeitpunkt nach.
• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
  Wenn das Datum nicht bekannt ist, tragen Sie 01.1.1900 ein. Tragen Sie das Datum ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nach.
• BA-Nummer
  Normalerweise verfügt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter über genau ein Nutzerkonto. Ist die Person jedoch gleichzeitig bei unterschiedlichen Institutionen angestellt (Universität, LifBi, Staatsbibliothek …), so wird für jede der Anstellungen jeweils ein Nutzerkonto ausgestellt: ein Nutzerkonto für die Beschäftigungsverhältnisse bei der Universität selbst, ein Nutzerkonto für die Beschäftigungsverhältnisse beim LifBi, bei der Staatsbibliothek etc.
  Tragen Sie in dieses Feld bitte sämtliche Benutzernamen (BA-Nummern) der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters ein (getrennt mit Semikolon ;).