FAQ

Um das DMS möglichst effektiv nutzen zu können, ist eine gemeinsame Planung und Einführung auf Ebene Ihrer Organisationseinheit notwendig. Hierbei sind wir auch auf Ihre Expertise bezüglich der von Ihnen verwendeten Fachverfahren und Prozesse angewiesen. Ziel ist es, die Nutzung innerhalb der Universität aufeinander abzustimmen, um so z.B. Medienbrüche möglichst zu vermeiden.

Wichtige Fragen hierbei sind:

• Wer soll das System nutzen?
• Welche Dokumente sollen im DMS abgebildet werden?
• Sollen neben der reinen Ablage von Dokumenten auch Prozesse (z.B. ein Dokumentenumlauf) abgebildet werden?
• Sollen Dokumente auch mit anderen Bereichen der Verwaltung ausgetauscht werden?

Sowohl bestehende physische als auch elektronische Dokumente können in das DMS übernommen werden. Hierbei wird eine Vielzahl verschiedener Dateitypen unterstützt. Physische Dokumente müssen in einem ersten Schritt digitalisiert (gescannt) werden und können danach in das DMS überführt werden. Bitte beachten Sie dazu auch die Empfehlungen des Universitätsarchivs zur Schriftgutverwaltung.

Das Dokumentenmanagementsystem kann Sie bei der Umsetzung der durch das Recordsmanagement empfohlenen organisatorischen Maßnahmen unterstützen bzw. dient als Mittel, diese innerhalb Ihrer Organisationseinheit umzusetzen. Die Verwendung des DMS ist jedoch keine zwingende Vorraussetzung. Weitere Informationen zum Recordsmanagement / Schriftgutverwaltung finden Sie im Intranet der Uni Bamberg.

Das Dokumentenmanagementsystem auf Basis von d.3ecm wird lokal an der Universität Bamberg betrieben und es werden keine Daten oder Inhalte an Servern von Dritten übertragen. Entsprechend der Vorgaben der Universität werden technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit der im DMS gespeicherten Informationen zu gewährleisten. Das DMS verfügt darüber hinaus über ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtesystem, das den Zugriff entsprechend einschränkt. So ist es z.B. auch möglich, nur lesenden Zugriff auf bestimmte Dokumente zu ermöglichen.