Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Warum Dokumentenmanagementsystem?
Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat eine ganze Reihe von Vorteilen gegenüber der Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem. Hierbei werden die Dokumente nicht nur einfach abgelegt, sondern können auch mit vielen weiteren Informationen (Metadaten) angereichert werden. Die technische Basis hierfür bildet eine relationale Datenbank. Zu jedem Dokument können individuelle Informationen gespeichert werden, die das Wiederauffinden erleichtern oder das Verknüpfen von einzelnen Dokumenten zu Akten ermöglichen.
Ziele des DMS
- Leichtere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten.
- Selektive Zugriffsberechtigungen auf Dokumente.
- Protokollierung von Zugriffen/Manipulationen an Dokumenten.
- Sicherung von verschiedenen Bearbeitungsständen (Versionierung).
- Automatisierung von Geschäftsprozessen auf Basis von Dokumenten.
- Vermeiden von Mehrfachablage und Dubletten.
- Abbildung komplexerer Ablagestrukturen (z.B. Aktenplan).
DMS an der Universität Bamberg
An der Universität Bamberg wird eine lokale Installation des Dokumentenmanagementsystem d.3ecm der Firma d.velop verwendet. Diese wurde entsprechend individuell an die Anforderungen der Universität Bamberg angepasst und wird laufend weiterentwickelt.
Derzeit wird z.B. bereits das Bewerbungsverfahren für die Masterstudiengänge über das DMS abgewickelt. Federführend hierbei ist die Studierendenkanzlei, die den Zulassungsprozess verwaltet. Die fachliche Entscheidung über die Zulassung erfolgt jedoch durch den Prüfungsausschuss der jeweiligen Studiengänge.