1. Verantwortliche im Sinn von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Präsident Prof. Dr. Kai Fischbach
Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser
Kapuzinerstraße 16
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 0
Telefax: +49 951 863 1005
E-Mail: ul.datenschutz(at)uni-bamberg

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Otto-Friedrich-Universität Bamberg
Kapuzinerstraße 25
96047 Bamberg
Telefon: +49 951 863 1030
Telefax: + 49 951 863 4030
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)uni-bamberg.de

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Otto-Friedrich-Universität Bamberg verarbeitet personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung der elektronischen Fernprüfungen.

Betroffene Prüfungsformen sind:

• Mündliche Einzel- und Gruppen-Prüfung per Videokonferenz
• Referate, Kolloquien per Videokonferenz

Betroffene Personenkategorien sind:

• Prüfende und Beisitzende
• Studierende als Prüfungskandidatinnen und -kandidaten
• Aufsichtspersonen
• sonstige Teilnehmende an der elektronischen Fernprüfung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Unterabs. 1 Buchst. e DSGVO i.V.m. Art. 61 Abs. 10 Satz 1 BayHSchG und § 4 BayFEV.

Die Identitätsdaten von Prüfungsteilnehmenden (Studierenden) der Universität sind bereits im Zuge der Immatrikulation erhoben worden.

Die Registrierung der Prüfungsteilnehmenden erfolgt mittels Angabe der persönlichen Identitätsdaten wie E-Mail-Adresse oder Name selbstständig oder über den Identitäts-Provider der Heimateinrichtung.

Bei der Nutzung eines Videokonferenzsystems für die elektronische Fernprüfung werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei insbesondere davon ab, welche Daten vor bzw. bei der Teilnahme an einer elektronischen Fernprüfung anfallen.

4. Umfang der Verarbeitung

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

I. Personenbezogene Daten des Organisators einer elektronischen Fernprüfung

• Angaben zur oder zum Prüfungsteilnehmenden des jeweiligen Tools: E-Mail-Adresse und Passwort sowie Vor- und Nachname und optional, falls von dieser oder diesem freiwillig angegeben, Profilbild und Telefon.
• Meeting-Metadaten der jeweiligen Prüfung: Thema, IP-Adresse, Geräte- und Hardware-Informationen sowie optional, falls vom Organisator angegeben, Beschreibung.

II. Personenbezogene Daten der an einer elektronischen Fernprüfung teilnehmenden Studierenden

Um an einer elektronischen Fernprüfung teilzunehmen, sind von den Studierenden folgende Angaben erforderlich:

a. Zur Anmeldung am eingesetzten Tool:

Die unterschiedlichen Videokonferenzsysteme verlangen unterschiedliche Mindestangaben bei der Anmeldung. In der Regel werden jedoch die E-Mail-Adresse und das Passwort als Mindestangabe verarbeitet, um sich am Tool anzumelden. Nach der Anmeldung werden zusätzlich die Profildaten verarbeitet: Das sind in der Regel der Vor- und der Nachname sowie optional, falls von den Nutzern gemacht, Profilbild und Telefon. Zoom verlangt nach der Anmeldung den Namen als Mindestangabe.

b. Zur Teilnahme an einer elektronischen Fernprüfung:

Der genaue Umfang der Daten hängt davon ab, welche Daten für die Teilnahme an einer elektronischen Fernprüfung von den Prüfern und Prüferinnen als erforderlich festgelegt werden. Studierende müssen, um an einer elektronischen Fernprüfung teilnehmen zu können, in jedem Fall die folgenden Angaben machen:

• Zum Zwecke der eindeutigen Authentifizierung und des Identitätsnachweises müssen Prüfungsteilnehmende den Studierendenausweis vorlegen. Dies geschieht über einen Upload bzw. über die Webkamera.
• Audio- und Videodaten: Zum Zwecke der Sicherung der persönlichen Leistungserbringung durch die Studierenden während der gesamten Prüfungsdauer und zur Verhinderung von Täuschungshandlungen (Unterschleif) werden während der Prüfung Video- und Audiodaten verarbeitet. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der gesamten Dauer der elektronischen Fernprüfung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts bzw. einer mit dem Endgerät verbundenen Videokamera verarbeitet. Eine Aufzeichnung findet nicht statt. Die zur Prüfungsaufsicht eingesetzte Videokamera zeigt lediglich den Arbeitsplatz der zu Prüfenden. Es findet keine weitere Überwachung des Raumes, in dem sich die Prüfungsteilnehmer befinden, statt, insbesondere keine 360°-Beobachtung. Raumscans oder Kameraschwenks vor Prüfungsbeginn oder auch anlassbezogen sind untersagt. Prüfungsteilnehmer müssen während der gesamten Dauer der elektronischen Fernprüfung von der Seite sichtbar sein, so dass Kopf, Oberkörper, Hände, Schreibzeug, Tastatur und PC für die Aufsicht erkennbar sind.
• Textdaten: Zum Zwecke der Erreichbarkeit und Kommunikation während der Prüfung, insbesondere bei technischen Problemen, besteht die Möglichkeit, während einer elektronischen Fernprüfung die Chat- und die Fragenfunktion und zum Teil auch die Umfragen-Funktion zu nutzen. Insoweit werden die gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der elektronischen Fernprüfung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
• Zum Zwecke der Abnahme der Prüfung werden die Prüfungsunterlagen verarbeitet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

5. Personenkreis, der von personenbezogenen Daten Kenntnis erhält

Studierendenausweis, Video- und Audiodaten werden ausschließlich im Rahmen der Durchführung der elektronischen Fernprüfungen verarbeitet und hochschulintern an folgenden Stellen weitergegeben:

• Prüfungsaufsicht
• ggf. Prüfungsteilnehmende, sofern die Prüfungsaufsicht über Zoom stattfindet.

Im Allgemeinen erfolgt keine Offenlegung an Dritte. Bei der Wartung von Systemen wird die Universität aber durch Dienstleister im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags unterstützt.

Dienstleister: Zoom Video Communications, Inc. und verbundene Unternehmen sowie Unterauftragsverarbeiter.

6. Internationaler Datentransfer

Im Allgemeinen erfolgt kein internationaler Datentransfer. Jedoch können Systembenachrichtigungen unter Android und iOS, Wartungsfälle oder die Bereitstellung von Lizenzen einen internationalen Datentransfer erforderlich machen.

7. Dauer, für welche die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Eine Aufzeichnung der Video- und Audiodaten findet nicht statt.

Eine Speicherung der im Zusammenhang mit der Authentifizierung verarbeiteten Daten über eine technisch notwendige Zwischenspeicherung hinaus findet nicht statt. Die personenbezogenen Daten aus der Zwischenspeicherung werden unverzüglich gelöscht. Die Löschung erfolgt daher spätestens nach Ende der mündlichen Prüfung.

Name und Prüfungsdaten der Prüfungskandidaten und Prüfungskandidatinnen, die an elektronischen Fernprüfungen teilgenommen haben, werden nach Ablauf der prüfungsrechtlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit für Prüfungen gelöscht. Prüfungsleistungen sind regelmäßig fünf Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem den Studierenden das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt worden ist. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich, wenn anlässlich der Prüfung ein Rechtsbehelfsverfahren in die Wege geleitet wurde.

8. Ihre Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

a) Sie haben ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann.

b) Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und – unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung – Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

c) Bei Vorliegen eines gesetzlichen Grundes können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 17 DSGVO).
Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese für die Zwecke, zu denen sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen wird und keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt.
Das Recht auf Löschung besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erforderlich ist oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

d) Sofern eine der gesetzlichen Voraussetzungen vorliegt, können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass die Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung einzuschränken.

e) Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Dabei erhalten Sie die Daten, die Sie der Universität Bamberg zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und elektronischen Format.

f) Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge diese personenbezogenen Daten nicht mehr.

g) Sie haben das Recht, sich beim behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universität Bamberg (Art. 38 Abs. 4 DSGVO) sowie bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Prof. Dr. Thomas Petri
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: +49 89 212672 0
E-Mail: poststelle(at)datenschutz-bayern.de

9. Wahlrecht hinsichtlich der Teilnahme an elektronischen Fernprüfungen

Neben den allgemeinen Betroffenenrechten steht Ihnen im Rahmen des § 8 Abs. 1 Bayerische Fernprüfungserprobungsverordnung ein Wahlrecht zwischen einer elektronischen Fernprüfungen und einer termingleichen Präsenzprüfung zu.