Empfehlungen zur Aktenbildung

Empfehlungen zur Aktenbildung (Stand: 30.03.2023)(1.9 MB)

Empfehlungen zur Aktenbildung - Checkliste (Stand: 09.09.2022)(327.9 KB)

Kernelement eines guten Records Management ist die Aktenführung. Die Empfehlungen zur Aktenbildung erläutern kurz und anschaulich die Voraussetzungen und Grundprinzipien im Umgang mit Akte, Vorgang und Dokument.

Aktenrelevanz

Grundsatzpapier "Aktenrelevanz von Dokumenten", AG ITVA (Stand: 16.07.2009)

Nicht jedes Schriftstück und jede Datei muss abgeheftet bzw. abgespeichert werden. Eine effiziente Aktenführung beginnt mit der Entscheidung, ob ein Schriftstück / eine Datei einem Vorgang bzw. einer Akte zuzuordnen ist oder nicht. Das Grundsatzpapier nennt die wichtigsten Kriterien.

Empfehlungen zur Dateibenennung

Empfehlungen zur Benennung von Dateien (Stand: 28.10.2022)(311.0 KB, 2 Seiten)

Mit zehn einfach umsetzbaren Regeln zur Benennung Ihrer Dateien und elektronischen Ordner sorgen Sie für mehr Übersicht, schnelleres Wiederfinden und Transparenz Ihrer dienstlichen Aufzeichnungen auf dem Netzlaufwerk.

Leitfaden zur Dokumentenlenkung

Leitfaden zur Dokumentenlenkung (Stand: 22.04.2022)(526.6 KB)

Viele Dokumentarten wie z.B. Anweisungen und Informationen kommunizieren verbindliche Inhalte an eine fest umrissene Zielgruppe. Zugleich unterliegen sie häufigen Aktualisierungen. Mit Instrumenten zur Dokumentenlenkung können Stand und Historie eines Dokuments zuverlässig und transparent abgebildet werden. Allgemeine Regeln zur Dateibenennung und zur Versionierung sind hier ebenfalls enthalten.

Dokumentenlenkung - Checkliste

Dokumentenlenkung - Checkliste (Stand 04.05.2022)(290.6 KB, 2 Seiten)

Anwendungskriterien, Instrumente und Regeln zur Dokumentenlenkung finden Sie in diesem Dokument auf einen Blick.

PDF- und PDF/A-Dokumente für die digitale Langzeitarchivierung

Nutzung von PDF und PDF/A-Dokumenten für die digitale Langzeitarchivierung (Stand: 21.12.2021)(324.9 KB, 3 Seiten)

Erstellung von PDF/A-Dokumenten aus MS-Office-Dokumenten (Stand: 21.12.2021)(1.7 MB, 3 Seiten)

Handreichung zur Stapelverarbeitung zu PDF/A-Dateien (Stand: 27.09.2022)(486.2 KB) und Adobe Acrobat Sequenz-Datei(2.4 KB).

Viele in der Universitätsverwaltung erstellte Dokumente und Informationen sind dauerhaft wichtig und sogar von historischem Wert. Nicht alle PDF-Formate sind für die Speicherung im digitalen Archiv geeignet.

Beispielsammlung für Formvorschriften (Stand: 18.11.2021)(899.6 KB, 6 Seiten)

Einige Dokumente unterliegen aus rechtlichen Gründen oder wegen getroffener Regelungen bestimmten Anforderungen an ihre Form. Die Formgebundenheit beschleunigt Verwaltungsverfahren und soll wichtige Rechtshandlungen zusätzlich absichern. Die E-Akte stellt unter Umständen besondere Anforderungen an Dokumente, die Formerfordernissen unterliegen. Die Beispielsammlung sensibilisiert für dieses wichtige Thema und skizziert Lösungsmöglichkeiten.

Metadaten in MS-Office-Dokumenten

Mindestanforderungen für deskriptive Metadaten in MS Office-Dokumenten (Stand: 26.04.2022)(501.3 KB, 4 Seiten)

In der Verwaltungsarbeit zählen Microsoft-Office-Dokumente zu den am häufigsten verwendeten Dateitypen. Mittels Metadaten und einfacher Kniffe können Zielgruppen diese Informationen im Netz zuverlässig auffinden und Inhalte schnell erfassen.

Metadaten in PDF-Dokumenten

Mindestanforderungen für deskriptive Metadaten in PDF Dokumenten (Stand: 21.12.2021)(378.4 KB, 4 Seiten)

Nicht nur Titel und Inhalt bestimmen darüber, wie zuverlässig ein Dokument im Universitätsnetzwerk oder im Internet aufgefunden werden kann. Jeder Ersteller und jede Erstellerin kann mit gezielt vergebenen Metadaten  dazu beitragen, dass Suchanfragen erfolgreich sind und PDF-Dokumente leicht in ihren Kontext eingeordnet werden können.

Metadaten im Windows-Explorer

Anzeigen von Metadaten im Windows-Explorer (Stand: 20.04.2021)(705.5 KB)

Metadaten, die Sie in Ihren PDF- und Office-Dokumenten eingeben und pflegen, können Sie mit wenigen Schritten im Windows-Explorer sichtbar machen. Auf diese Weise haben Sie die wichtigsten Informationen zu Ihren Dokumenten zur Hand, ohne diese öffnen zu müssen.

Informationen zur Papierverwendung (Stand 29.03.2023)(778.0 KB)

Nicht alle Papiersorten eignen sich gleichermaßen für alle Unterlagen und Anwendungszwecke. Das Informationspapier erläutert Unterschiede hinsichtlich der Alterungsbeständigkeit und enthält Empfehlungen aus Sicht des Universitätsarchivs zur Papierverwendung.

Empfehlungen zum Scannen von Dokumenten (Stand: 14.10.2022)(445.3 KB)

Aktenrelevante Aufzeichnungen müssen vollständig und benutzbar geführt werden. Liegen zusammengehörige Dokumente sowohl in Papier- als auch in elektronischer Form vor, kann das Scannen Medienbrüche beseitigen und für mehr Übersichtlichkeit sorgen.

Standardisierte Ansetzung von Personen- und Institutionsnamen

Leitfaden Namensansetzung (Stand: 26.04.2022)(608.9 KB, 8 Seiten)

Standardisierte Ansetzung von Personennamen - Anhang: Internationale Namen

Leitfaden Namensetzung_Anhang Internationale Namen (Stand: 26.04.2022)(318.2 KB)

Wo bei einer Vielzahl von Personennamen die Übersicht zu bewahren ist, steckt der Teufel im Detail. Werden Umlaute oder Namenszusätze uneinheitlich wiedergegeben, erhöht sich der Aufwand beim Wiederauffinden. Gedacht sind die Ansetzungs- und Sortierregeln für die Anwendung in Ihrer Papierablage, z.B. in Ordnern und Registraturen. Insoweit bei IT-Anwendungen und Fachverfahren nicht bereits Eingaberegeln vorliegen oder durch Eingabefelder determiniert sind, kann und soll dieser Leitfaden auch hier einen Orientierungsrahmen bieten.

Tipps zur Terminverwaltung (Stand: 24.05.2022)(830.7 KB, 6 Seiten)

Digitale Kalender unterstützen die Verwaltung von Terminen und dienen als Hilfsmittel für eine effiziente Arbeitsorganisation. Die hier zusammengestellten Tipps zeigen die Vorteile solcher Werkzeuge sowie die Möglichkeiten der digitalen Terminverwaltung.

Handreichung Index-Erstellung mit Adobe Acrobat (Stand: 18.11.2022)(2.7 MB, 6 Seiten)

Mit Hilfe einer Volltextsuche können nicht nur die Dateinamen, sondern der gesamte Inhalt von Dateien über ganze Ordnerstrukturen hinweg in wenigen Sekunden nach dem gewünschten Stichwort durchsucht werden.

Vorlagen für Microsoft Word (Login im Virtuellen Campus der Universität Bamberg erforderlich)

Vorlagen für Microsoft Word unterstützen eine einheitliche Formatierung von Geschäftsunterlagen und erleichtern die Umsetzung des Corporate Designs der Universität. Erstellen Sie Ihre Briefe, Berichte, Gesprächsnotizen oder Aktenvermerke effizient und konform mit den passenden Vorlagen. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen in der Handreichung, zum Beispiel zum Umgang mit geschützten Feldern.