Records Management, Schriftgutverwaltung
Eine geordnete Schriftgutverwaltung ist das Rückgrat einer effizienten Verwaltung. Sie sorgt für die Rechtssicherheit, Transparenz und Kontinuität des Verwaltungshandelns und erleichtert das alltägliche Arbeiten.
Die vorwiegend elektronische Bearbeitung von Geschäftsvorgängen sowie der Einsatz von Fachverfahren treten in zunehmendem Maß an die Seite der herkömmlichen papiergebundenen Schriftgutverwaltung. Dieser Entwicklung trägt auch der Begriff Records Management Rechnung: Mit "Records" werden alle dienstlich relevanten Aufzeichnungen und Informationen in die Betrachtung einbezogen, gleich in welcher Form und auf welchem Medium sie vorliegen.
Im Rahmen der Zielvereinbarung 2019 werden im Universitätsarchiv Bamberg Empfehlungen erstellt, die als Basis für ein umfassendes Records Management der Universitätsverwaltung dienen sollen. Ziel ist es, weitgehend einheitliche und standardisierte Strukturen in der Schriftgutverwaltung zu erreichen, die sich an der internationalen Norm ISO 15489 sowie weiteren relevanten Normen, Standards und Best Practices orientieren.
Lebenszyklus einer Akte
Aktenführung - wozu ist das gut?
Der nordrhein-westfälische Landesbetrieb IT.NRW beantwortet diese Frage mit mehreren Erklärvideos. Sie erläutern anschaulich und unterhaltsam die Grundbausteine einer guten Schriftgutverwaltung: Akte-Vorgang-Dokument, Aktenrelevanz, Aktenplan - und eben die Frage: Wozu dient das alles? Sie können die Videos nutzen, indem Sie die Nutzungsbedingungen für die Erklärvideos zur Kenntnis nehmen und bestätigen.
Hinweis: Die Erklärvideos beziehen sich auf die elektronische Akte. Sie dienen zugleich als allgemeine Einführung ins Records Management. Einige der dort verwendeten Begriffe und Regelungen können vom Gebrauch an der Universität Bamberg abweichen.