Aufbau der digitalen Archivierung

Projektlaufzeit

01.01.2014 bis 31.12.2018

Beteiligte

Das Projekt ist Teil der Zielvereinbarung 2014-2018. Die Gesamtleitung liegt beim Vizepräsidenten Technologie und Innovation Prof. Dr. Guido Wirtz und der Kanzlerin Dr. Dagmar Steuer-Flieser. Verantwortlich für den Aufbau der digitalen Archivierung ist Dr. Margrit Prussat.

Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter:

Franziska Schultheiß, M.A.

Lisa Balder, M.A. (ab 2017)

Mag. Georg Kö (bis September 2016)

Kontakt: digital.archiv(at)uni-bamberg.de

Projektziele

• Konzepte und erste Umsetzung der dauerhaften Archivierung genuin digitaler Datenbestände.
• Digitalisierung und digitale Bereitstellung von Archivalien.
• Elektronische Bereitstellung von Erschließungsdaten im Internet.

Projektinhalte

• Erstellung eines Fach- und Organisationskonzepts für die digitale Langzeitarchivierung gemäß OAIS-Referenzmodell.
• Erarbeitung von Digitalisierungskonzepten sowie Aufbau und Betrieb einer Digitalisierungseinrichtung für Archivalien.
• Aufbau von Metadatenmodellen für die digitale Archivierung unterschiedlicher Informationsobjekte.
• Umsetzung der Konzepte anhand ausgewählter erster Datenbestände.
• Revision der Datenbanken des Archivs gemäß internationalem Verzeichnungsstandard ISAD(G).
• Einpflegen von Erschließungsdaten in nationale und internationale Archivportale.
• Aufbau einer universitätseigenen Onlinerecherche der Erschließungsdaten und Digitalisate.

Hintergrund

Ein Hauptgrund für die Einführung der digitalen Archivierung ist die vermehrt elektronisch erfolgende Aktenproduktion. Daher ist es notwendig, ein Angebot für die dauerhafte Überlieferung elektronischer Dokumente seitens des Universitätsarchivs anzubieten, das die Bereiche Übernahme, Sicherung, Verzeichnung und Nutzung der digitalen Daten umfasst.

Die Erwartungen der Nutzerinnen und Nutzer haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Durch die Verbesserung der Dienstleistungsangebote des Archivs, beispielsweise durch die elektronische Bereitstellung von Archivalien und Informationen, wird diesen veränderten gesellschaftlichen Rahmenbedingungen begegnet.

Perspektive

Die Methoden der Überlieferungsbildung müssen sich kontinuierlich an neue Arbeitsweisen des Registraturbildners anpassen. Momentan gilt es, die Überlieferung elektronischer Dokumente dauerhaft zu garantieren und die Universität bei der Einführung einer elektronischen Aktenführung zu unterstützen.

Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Langzeitarchivierung ist es, auch die Vertrauenswürdigkeit elektronischer Daten zu gewährleisten und nachvollziehbar zu machen. Hierzu müssen geeignete organisatorische und technische Maßnahmen getroffen werden.

Die Nutzungsfreundlichkeit des Archivs soll auch dadurch erhöht werden, dass perspektivisch eine barrierefreie Onlinerecherche der Archivbestände ermöglicht wird.