Aufgaben des Universitätsarchivs
Neben der Erfassung, Übernahme, Verwahrung und Erhaltung der Unterlagen gehört auch die Nutzbarmachung und Auswertung der Unterlagen zur Aufgabe des Archivs. Die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen gehört mit zu den wichtigsten Aufgaben eines Archivs, da aus Platzgründen lediglich ein Teil des Schriftgutes langfristig aufbewahrt werden kann. Das Archiv hat die verantwortungsvolle Aufgabe, eine möglichst offene Überlieferungssituation zu schaffen, ohne zu wissen, welche Fragestellungen in späteren Jahren oder Jahrzehnten von der Forschung an die archivierten Unterlagen gestellt werden.
Eine weitere Aufgabe des Archivs ist das Sammeln von Materialien, die die Vor-, Gründungs- und Entwicklungsgeschichte der Universität Bamberg dokumentieren. Hintergrund dafür ist die Tatsache, dass die von den Verwaltungsstellen angebotenen Unterlagen allein nicht immer ausreichen, um ein möglichst reales Geschehen der Ereignisse in der Universität und dem dazugehörigen Umfeld zu schaffen. Dementsprechend sammelt das Archiv zielgerichtet die Unterlagen, die es für zweckmäßig hält, diejenigen Vorgänge und Ereignisse zu dokumentieren, die auch für spätere Generationen von Bedeutung sein könnten. Hierzu gehören Nachlässe beispielsweise von Professorinnen und Professoren oder Verwaltungspersonal, Plakate und Flugblätter, Fotos, Presseausschnitte und so weiter.
Dienstleistungen im Hause
Das Universitätsarchiv ist gleichzeitig Dienstleister für die Verwaltung. Es entlastet diese von nicht mehr benötigten Altakten, sichert dauerhaft den Zugriff auf aus rechtlichen Gründen zu verwahrende Unterlagen und berät in allen Fragen der Aktenführung. Für Fakultäten, Fachbereiche, Lehrstühle, Fachschaften und Sonderforschungsbereiche bietet das Archiv die Möglichkeit, die nicht mehr benötigten archivwürdigen Unterlagen dauerhaft aufzubewahren.
Die Vermittlung der Bedeutung von Archivgut wirkt freilich auch identitätsstiftend und trägt zu verantwortungsbewusstem Umgang mit den universitären Unterlagen bei.