Frequently Asked Questions (FAQ)
Als Records gelten alle Nachweise über geschäftliche Aktivitäten und Informationen. Es handelt sich dabei bei weitem nicht nur um Schriftstücke wie Rechnungen, Zulassungsbescheide und Prüfungsprotokolle. Auch dienstliche E-Mails und ihre Anlagen und sogar Chats können – je nach Inhalt und Kontext – zu Records werden. Mit einem Bündel von Maßnahmen wie Richtlinien und Empfehlungen wird beim Records Management sichergestellt, dass solche Nachweise für die jeweils notwendige Dauer vollständig, authentisch, integer, benutzbar und zugänglich bleiben.
Der Begriff „Akte“ wird gerne mit einem klassischen Aktenordner assoziiert. Im elektronischen Zeitalter werden immer mehr Verwaltungsvorgänge rein elektronisch bearbeitet. Dabei gelten jedoch grundsätzlich die gleichen Regeln wie für papiergebundene Informationen - beispielsweise einheitliche Ablagestrukturen sowie transparente und kontrollierte Zugriffsmöglichkeiten. Der Bereich Records Management berät hier gerne und stellt Empfehlungen und Handreichungen zur elektronischen Aktenführung bereit.
Es gibt dafür mindestens zwei gewichtige Gründe. Zum einen ist Schriftgutverwaltung schlichtweg ein Erfordernis der modernen Verwaltung in Rechtsstaaten, indem sie Verwaltungshandeln gesetzeskonform, transparent und nachvollziehbar macht. Zum anderen erleichtert sie allen Beteiligten – vom Bearbeitenden bis hin zum Antragstellenden oder Wirtschaftsprüfer – ein schnelles und zuverlässiges Auffinden der gesuchten Information. Und zwar auch dann, wenn mal ein Mitarbeiter krank ist oder sich Zuständigkeiten ändern.
Die Frage, ob ein Dokument zu den Akten gehört oder nicht, muss kontextabhängig von der jeweiligen Einrichtung entschieden werden. Sofern nicht ohnehin interne Regelungen oder Gesetze Aufbewahrungsfristen vorschreiben, können für die Bewertung der Aktenrelevanz einige Prüfkriterien angelegt werden: Dokumentiert das Schriftstück Entscheidungen und Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar? Wird es benötigt, um den Sachzusammenhang vollständig abzubilden? Hinweise auf Aktenrelevanz sind insbesondere dann gegeben, wenn in Rechte Dritter eingegriffen wird, ein Prozessrisiko bestehen könnte oder es sich um haushaltsbezogene bzw. finanziell wirksame Maßnahmen handelt.
Hilfreiche Informationen finden sich im Grundsatzpapier "Aktenrelevanz von Dokumenten" der AG ITVA (Stand 16.07.2009).
Sofern sie relevante Informationen im Rahmen dienstlicher Aufgaben enthält, ja. Relevant können zum Beispiel Angaben zu einem Sachverhalt sein, aber auch darüber hinausreichende Erkenntnisse, die eine bestimmte Verwaltungsentscheidung nachvollziehbar machen. Nachrichten, die die Klärung von Terminen und Besprechungsräumen zum Gegenstand haben, können dagegen gelöscht werden. Der Bereich Records Management stellt Empfehlungen zur Aktenrelevanz bereit und erarbeitet mit anderen beteiligten Stellen Verfahren, mit denen aktenrelevante E-Mails einfach und rechtskonform gespeichert werden können.
Grundsätzlich gilt: Medienbrüche sind zu vermeiden, da so die Vollständigkeit und Übersichtlichkeit über die Vorgänge nicht gewährleistet ist. Insofern sollten die einzelnen Geschäftsprozesse möglichst einheitlich geführt werden, d.h. in Papierform oder elektronisch. Wenn für Dokumente das Schriftformerfordnis gilt, so können sie mit qualifizierten elektronischen Signaturen auch in elektronischer Form rechtssicher versandt und gespeichert werden. Lässt sich z.B. aus rechtlichen Gründen ein Medienbruch (z.B. gesetzlich vorgeschriebener Verzicht auf die elektronische Form) nicht vermeiden, soll mittels Ausdruck oder Scan die Vollständigkeit der Bearbeitung erhalten bleiben. Ganz wichtig ist in diesem Fall, mittels des Aktenzeichens und eines eindeutigen Hinweises zwischen Original und Bearbeitungskopie zu verweisen. Auch in anderen Fällen kann es immer wieder zu Medienbrüchen kommen, beispielsweise wenn umfangreiche gedruckte Anlagen nicht eingescannt werden können. Bei der Aktenbildung muss daher ein pragmatischer und effizienter Weg gewählt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem Unterlagen nach Abschluss eines Vorgangs mindestens aufbewahrt werden müssen. Diese Frist wird jeweils durch die konkrete Aktenführung, das zugehörige Aufgabengebiet und den spezifischen Fall bestimmt. Gesetzlich vorgeschriebene Fristen gibt es v.a. für Haushalt-, Steuer- und Personalsachen. Für andere Aufgaben kann es ministerielle Vorgaben oder Richtlinien seitens der Universität geben. Je nach Fall können neben der eigenen Organisationseinheit andere Abteilungen oder Einrichtungen zuständig sein. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist ist das Records Management behilflich, jedoch muss die letztliche Entscheidung über die Fristen von den Verantwortlichen des jeweiligen Aufgabengebiets getroffen werden.
Der Aktenplan liefert ein grundlegendes Ordnungsgerüst für die Ablage von geschäftsrelevanten Informationen in Vorgängen und Akten. Er ermöglicht also einen schnellen Überblick sowie einen sachthematischen, aufgabenbezogenen Zugriff auf die Unterlagen – auch in langfristiger Perspektive, bei wechselndem Personal und bei wechselnden Begrifflichkeiten. Akten- und Geschäftszeichen werden aus dem Aktenplan abgeleitet.
Das Dokumentenmanagementsystem ist in einigen Bereichen bereits im Betrieb. Die Erfahrung zeigt, dass es angesichts höchst vielfältiger Geschäftsprozesse und ebenso unterschiedlichen Anforderungen einige Zeit dauern kann, bis die Aktenführung durchgängig mittels DMS unterstützt werden kann. Verschiedene Bereiche arbeiten gegenwärtig daran, Modelle für eine schrittweise Einführung zu erarbeiten und das DMS in konkreten Bereichen einzusetzen. In dieser Übergangszeit zielen die Empfehlungen und Richtlinien des Records Managements darauf, die Anforderungen mit herkömmlichen Mitteln Papier- und File-Ablage optimal zu erfüllen.
Zentrale Aufgabe des Universitätsarchivs ist das Erschließen, Ordnen und Verzeichnen von Schriftgut und einer Vielzahl weiterer Informationen, die Geschichte und Gegenwart der Otto-Friedrich-Universität repräsentieren. Der Entstehungszusammenhang dieser Informationen soll dabei weitgehend gewahrt bleiben. Das macht die Überlieferung zum einen authentisch, zum anderen erleichtert dieses Prinzip das spätere Wiederauffinden, zum Beispiel verlorengegangener Angaben über Studienzeiten und Prüfungsleistungen. Das Archiv ist also ein Ordnungs-Profi und unterstützt die Verwaltung mit seinen Kompetenzen und Erfahrungen gerne bereits bei der Entstehung von Akten.